При оформлении права собственности на имущество за границей, заключении или расторжении брака на территории зарубежного государства, получении диплома в зарубежном вузе и в иных ситуациях возникает необходимость заверить документы, чтобы они имели силу на территории другой страны. Решить эту задачу помогает специальный штамп «Апостиль».
Рассказываем, кто и где ставит апостиль и на каких документах обязательно его присутствие.
Для чего нужен апостиль
Этот штамп был учрежден Гаагской конвенцией 5 октября 1961 года и касается всех стран, подписавших ее. Он является международной стандартизированной формой подтверждения законности документа и значительно облегчает решение многих задач. К примеру, при поступлении россиянина в колледж или вуз в другой стране понадобится аттестат об окончании школы в РФ. Апостиль станет гарантией легальности документа, ведь иностранная приемная комиссия не имеет доступа к российским информационным ресурсам, чтобы сверить его данные.
Апостиль часто встречается на справках из архивов, на судебных и нотариальных актах и других официальных материалах.
Стоит отметить, что Гаагская конвенция утвердила содержание документа, но позволила каждому государству самостоятельно выбрать его форму. В итоге в России и ряде других стран функцию апостиля выполняет штамп, а в США власти предпочли выдавать в дополнение к заверяемым документам специальные сертификаты.
Апостиль бывает круглой, квадратной или прямоугольной формы, его можно расположить на документе в любом месте, включая обратную сторону.
Какие существуют альтернативы апостилю
Следует учесть, что многие страны позднее отказались от апостилирования, заключив двусторонние договоры о правовой помощи. Необязательно применение апостиля и в государствах — членах Содружества Независимых Государств (СНГ), подписавших Минскую конвенцию 22 января 1993 года.
При заверении документов для использования в странах, не присоединившихся к Гаагской конвенции, потребуется легализовать их через консульство. Порядок этой процедуры намного сложнее апостилирования:
-
сначала документ придется заверить у нотариуса;
-
потом получить согласование в Министерстве юстиции;
-
после этого обратиться в Министерство иностранных дел и получить разрешение там;
-
конечной инстанцией станет консульство страны прибытия.
Какие документы апостилируют
Заверять при помощи апостиля можно исключительно официальные документы, однако это правило распространяется не на все из них. В перечень бумаг, легализуемых при помощи апостиля, входят:
-
архивные справки и выписки, свидетельства о рождении, браке, смерти и иные бумаги, которые выдает ЗАГС;
-
доверенности и прочие нотариальные документы;
-
дипломы и аттестаты, выданные учебными заведениями;
-
устав, свидетельство о регистрации, ИНН и прочие регистрационные документы юридических лиц в виде нотариально заверенной копии;
-
переводы официальных бумаг с других языков;
-
справки о несудимости и другая информация на бланках, выданных органами власти;
-
документы, оформленные Федеральной налоговой службой, Росреестром и прочими регистрирующими инстанциями;
-
судебные решения и приговоры, вступившие в законную силу.
Когда легализация не обязательна
Апостиль не требуется при оформлении следующих документов:
-
удостоверений личности, включая паспорт, водительское удостоверение и военный билет;
-
таможенных деклараций;
-
коммерческих договоров;
-
оригиналов трудовых и пенсионных книжек;
-
деловой переписки;
-
внутренних документов организаций;
-
характеристик.
Нужен ли перевод документов?
Чиновник в другой стране может не владеть русским языком, поэтому ему потребуется перевод документа, снабженного апостилем. Делать его должны профессиональные переводчики, поскольку некорректное изложение содержания наверняка обернется неприятными правовыми последствиями.
Переводить лучше оригинал документа, уже скрепленный апостилем. Текст его перевода и подпись переводчика потом достаточно заверить у юриста.
Если нотариус уверенно владеет нужным языком, он вправе сам сделать перевод и заверить свою подпись.
Что требуется для процедуры легализации?
Есть четкие требования к содержанию апостиля. В нем должны значиться следующие данные:
-
порядковый номер штампа;
-
название страны, в которой он проставлен;
-
фамилия и должность специалиста, подписавшего удостоверяемый документ;
-
подпись этого человека;
-
наименование ведомства, поставившего апостиль;
-
печать или штамп этого учреждения;
-
название города, где был заверен документ.
Специфика легализации различных документов
Диплом учебного заведения или аттестат могут быть апостилированы в любом регионе. Причем необязательно делать это лично — можно поручить другому человеку по доверенности, заверенной нотариусом. Оригиналы остальных документов требуется заверять только лично и зачастую сделать это можно лишь в регионе и стране, где были оформлены бумаги.
Если необходимо срочно заверить документ, выданный в другом регионе, но не получается сделать это оперативно, есть такой выход: получить дубликат документа и поставить на него апостиль через МФЦ. При этом обе бумаги будут действительны.
Можно также изготовить копию документа, заверить ее у нотариуса и затем поставить апостиль в Министерстве юстиции РФ. Но перед этим стоит уточнить в консульстве страны прибытия, приемлем ли такой вариант.
Если речь идет о документе, выданном за пределами России, важно помнить: легализовать его удастся только на территории той страны, в которой его оформили. Не исключено, что это будет невыполнимо. Тогда придется запустить процедуру истребования документа. В случае отрицательного результата исправить ситуацию, к сожалению, уже никак не получится и понадобится искать иные подтверждающие бумаги.
Как проверить подлинность апостиля
Проверка подлинности штампа проводится по его регистрационному номеру. Сделать это несложно, если есть доступ к специальному реестру, который ведет каждое из учреждений, легализующих документы. Его наименование всегда указывается на штампе.
Провести такую проверку можно по телефону или онлайн, через сайт соответствующей организации.
Страны — участницы Гаагской конвенции
Количество стран, подписавших Гаагскую конвенцию, постоянно меняется. Актуальная информация о них содержится непосредственно на сайте конвенции. По ситуации на начало декабря 2023 года там указаны 126 подписантов. В этом году апостили начали принимать Китай, Сенегал и Пакистан, а в 2024-м они начнут действовать в Канаде и Руанде.
Нужен ли перевод апостиля
В соответствии с принятыми правилами апостиль оформляется на одном из двух языков (французском или английском), на которых изложена Гаагская конвенция, либо на национальном языке страны, в которой проходит легализация документа. При этом заголовок апостиля должен быть выполнен строго на французском языке: Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961).
Следует уточнить в ведомстве страны прибытия, каковы там требования к апостилю и требуется ли перевод не только заверенного документа, но и содержания штампа.
Сколько действителен апостиль
Специально срок действия апостиля не оговаривается, так что он будет соответствовать периоду времени, на который выдан заверенный документ.
Кто и где ставит апостиль на документы в России
Апостилирование тех или иных официальных документов осуществляют разные ведомства:
-
в Министерстве юстиции заверяют бумаги, выданные госорганами федерального уровня, включая судебные решения, а также их нотариально заверенные копии и переводы;
-
в Росархиве — архивные справки и выписки;
-
в управлении ЗАГСа — свидетельства о рождении, браке или смерти;
-
в Министерстве обороны — документы, связанные с воинским учетом;
-
в Рособрнадзоре — документы об образовании;
-
в Генпрокуратуре — документы, выданные прокуратурой;
-
в информационном центре МВД — справки о наличии или отсутствии судимости.
Заявление на апостилирование можно подать лично или отправить его по электронной почте, прикрепив скан нуждающегося в подтверждении документа в формате PDF, заверенный электронной подписью нотариуса. Такая услуга предоставляется и через портал «Госуслуги».
Госпошлина за проставление апостиля на одном документе составляет 2500 рублей. Если нужно удостоверить свидетельство о рождении и его нотариально заверенную копию, сумма госпошлины будет вдвое больше.
Сколько времени делается апостиль
Срок оформления апостиля не должен превышать трех рабочих дней с момента сдачи бумаг заявителем.
Могут ли отказать и не поставить апостиль?
Да. Причины отказа могут быть разными:
-
заявитель обратился за проставлением апостиля «не по адресу» — в ведомство, которое не имеет права заверять те или иные материалы;
-
документ предполагалось использовать в стране, которая заключила с Россией договор о правовой помощи, отменяющий требования об апостиле;
-
документ не подлежит апостилированию, поскольку не входит в перечень, представленный в этой статье выше;
-
оригинал заламинирован;
-
на бумаге отсутствуют все необходимые реквизиты;
-
должностное лицо, подписавшее документ, не имело на это полномочий;
-
подпись чиновника или оттиск печати ведомства не совпадают с утвержденными образцами;
-
заверяемый документ запрещено вывозить за границу, потому что он касается какой-либо государственной тайны;
-
на нем имеются потертости и иные признаки старения, затрудняющие прочтение.
Заявитель, не согласный с отказом, вправе подать жалобу, прежде всего, на имя руководства территориального подразделения ведомства, не предоставившего услугу. Обжаловать действия чиновников можно, также обратившись в прокуратуру через личный кабинет на портале «Госуслуги».
