Согласно статье 188 Трудового кодекса (ТК), если сотрудник использует собственное имущество для работы, он может оформить в своей организации возмещение расходов. Так, например, компании разрешено компенсировать траты на заправку личного автомобиля, оплату его парковки, мойки, техобслуживания, покупку страховки. Объясняем, когда доступны такие выплаты, как их рассчитывают и оформляют.
Условия получения компенсации
Начнем с пяти пунктов, о которых важно помнить как сотрудникам, так и их руководителям.
1. Компания не может заставить сотрудника пользоваться собственной машиной для работы — подобное допускается лишь с его согласия. Согласно статье 22 ТК, организация обязана предоставлять все необходимое для выполнения должностных обязанностей.
2. Получать компенсацию работник может, только если организация знает, что личный автомобиль используется в служебных целях, и дала на это согласие.
3. Компенсацию не начисляют за дни болезни или отпуска, поездки по личным делам — только за реально отработанные дни в конкретном месяце.
4. Даже в рабочий день чаще всего нельзя требовать возмещения расходов на поездки из дома к месту работы. Если сотрудник добирается в офис на личном автомобиле вместо общественного транспорта, это его личное дело — по Трудовому кодексу организация не обязана возмещать такие расходы. Тем не менее компания может добровольно компенсировать стоимость проезда. Тогда подобные выплаты будут предусмотрены локальными документами как часть соцпакета.
5. В одностороннем порядке без согласия работника компания не может отменить ранее согласованные выплаты: подобное допустимо только в случае, когда что-то изменилось и для исполнения служебных обязанностей своя машина больше не требуется. Например, раньше не было возможности предоставить корпоративный транспорт, а теперь он появился.
Как рассчитывается размер компенсации
Эксплуатировать автомобиль в служебных целях можно по договоренности с начальством, либо заключив полноценный договор аренды или безвозмездного пользования.
В первом случае условия компенсации расходов, периодичность и порядок выплат прописывают в дополнительном соглашении к трудовому договору, составленному в произвольной форме. Отметим, что, если возмещение разовое и допсоглашения не было, сотрудник все равно имеет право на компенсацию — основанием будет служить приказ или иное распоряжение руководителей организации.
Стороны договариваются о таком размере выплат, который будет приемлем и для работника, и для организации. Сумма должна покрывать износ машины при использовании ее работы плюс текущие расходы на топливо, парковку, мойку, покупку комплектующих и ремонт. Можно включить и стоимость страховки: как ОСАГО, так и каско.
По каким параметрам определять интенсивность эксплуатации, частоту техобслуживания, закон не регламентирует.
Критериями для оценки износа могут быть:
-
технические характеристики автомобиля, такие как расход топлива;
-
характер поездок: курьер и директор крупной фирмы используют машину по-разному;
-
продолжительность поездок, удаленность;
-
требуется ли выезжать за город, на бездорожье.
Можно опереться на методику, которую страховщики используют, когда оценивают износ деталей для выплат по ОСАГО. Формула, утвержденная Банком России, учитывает срок эксплуатации и пробег машины.
С затратами на плановое ТО проще — можно просто взять сумму за прошлый год и разделить ее на 12 месяцев.
Для оценки расхода топлива, масел, тормозной и других технических жидкостей в качестве шпаргалки можно использовать нормы Минтранса. Они учитывают пробег автомобиля, рабочий объем цилиндров двигателя, тип топлива и даже конкретную марку и модель машины.
Сотрудник и работодатель могут договориться о некой усредненной фиксированной сумме или о гибких выплатах в зависимости от реальных расходов по чекам и квитанциям.
Фиксированная компенсация, которую получают госслужащие
Ориентиром при расчете общей итоговой суммы также могут быть лимиты, прописанные в постановлении Правительства № 92 от 8 февраля 2002 года. Согласно этому документу, если объем двигателя легкового автомобиля не превышает 2 л, ежемесячно выплачивается максимум 2,4 тыс. рублей. Когда мотор больше, сумму увеличивают до 3 тыс. рублей. Для мотоциклов предел — 1,2 тыс. рублей.
Если решено опираться на постановление № 92, компенсация за конкретный месяц будет высчитываться по формуле:
(сумма из постановления / число рабочих дней в месяце)
Х
число дней, когда автомобиль использовали для работы
Например, у владельца автомобиля с двигателем 1,9 л по трудовому договору — пятидневная рабочая неделя. Он ежедневно использует машину для служебных поездок. В январе 2026 года 15 рабочих дней, но 26-30 января сотрудник был на больничном, то есть отработал только 10 дней. Тогда компенсация за январь рассчитывается так: (2400/15) х 10 = 1600 рублей.Помните, что при таком сценарии чеки и квитанции просто подтвердят обоснованность расходов, которые возникают у компании при выплате компенсации, но на сам размер возмещения они не повлияют.
Отметим, что с постановлением № 92 связано несколько нюансов. Во-первых, с точки зрения Минфина, в этих выплатах учитываются все затраты, включая цену топлива и ремонта. Считается, что нельзя одновременно платить фиксированную компенсацию в пределах лимита и отдельно возмещать стоимость бензина и другие расходы. Во-вторых, в документе предусмотрены только обычные «легковушки» и мотоциклы, а иной транспорт, например, электромобили, грузовики — нет.
Оба эти тезиса особенно важны в контексте налогообложения. Почему, мы разберемся чуть позже в соответствующем разделе.
Аренда как альтернатива компенсации по допсоглашению
Если организация оформляет аренду личного автомобиля сотрудника, условия и периодичность выплат прописывают в соответствующем договоре. К компенсации расходов добавляется плата за сам «прокат» машины.
Аренда может быть с экипажем и без экипажа. В первом случае машиной управляет сам сотрудник-владелец. Он же заботится о техобслуживании. Но компания компенсирует все расходы на поддержание автомобиля в надлежащем состоянии.
При втором варианте транспорт используют другие люди, уполномоченные на это организацией. За состоянием машины тоже следят они. С точки зрения налогообложения этот вариант самый выгодный для компании.
Отметим, когда оформлена аренда без экипажа, в расходы зачастую включают стоимость страхования ответственности при использовании автомобиля. В полисе ОСАГО учитывают иных, помимо владельца, лиц, которые будут управлять машиной.
Законодательно аренда с экипажем регулируется статьями 632–641 Гражданского кодекса. Аренды без экипажа, в свою очередь, касаются статьи 642–649.
Вместо аренды организация также может предложить сотруднику договор безвозмездного пользования. Компания получает автомобиль и временно эксплуатирует его. При этом фирма обязуется вернуть транспорт в том же состоянии, в котором его получила, с поправкой на износ.
При таком формате, аналогично аренде без экипажа, работодатель берет на себя техобслуживание, а также текущие расходы на топливо, парковку, мойку. Но у организации нет дополнительных расходов на «прокат» автомобиля, что финансово выгоднее.
Правила, касающиеся договоров безвозмездного пользования, закреплены в статьях 689–701 Гражданского кодекса.
Как оформить компенсацию
Как мы уже говорили, все условия возмещения расходов, порядок выплат каждая компания устанавливает самостоятельно. Правила, формы заявлений и приказов закреплены в локальной документации.
Например, может быть предусмотрено, что для получения компенсации сотрудникам нужно подать заявление на имя руководителя организации. К нему прикладывают:
-
копию свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику;
-
документы, подтверждающие расходы: акты выполненных работ (с расшифровкой, в которой указаны конкретные виды), путевые листы, авансовые отчеты с чеками от АЗС, автосервиса, мойки, парковки, а также другие счета и квитанции.
Если автомобиль — совместная собственность супругов, добавляют копии:
-
свидетельства о заключении брака;
-
договора купли-продажи;
-
полиса страхования на машину ОСАГО или каско — он же играет роль доверенности.
Отметим, что оформление путевых листов обязательно не для всех организаций. Если в конкретной компании их не используют, это не нарушение.
На основании заявления и предоставленных документов оформляется приказ руководителя организации о выплате компенсации.
Налоговый учет
Компенсационные выплаты на основании статьи 188 ТК, то есть без договора аренды или безвозмездного пользования, не облагаются НДФЛ. То есть сотрудник получает на руки всю сумму, которая прописана в допсоглашении к трудовому договору.
Важно помнить, что с точки зрения налогообложения машина считается личной, если сотрудник — собственник автомобиля или тот является совместной собственностью супругов. В противном случае НДФЛ начисляют.
Аналогично налог удерживают с арендной платы, которую работник получает за то, что «сдает» машину своей компании. Возможно, что по договору владелец сам обслуживает автомобиль, но фактически, например, ремонт оплатила компания. Тогда стоимость работ считается налогооблагаемым доходом собственника машины. Когда по договору такие расходы возложены на арендатора, НДФЛ не начисляют — так же, как компенсации по допсоглашению к трудовому договору.
Если машину модернизировали, улучшили по согласованию с собственником, стоимость работ в любом случае считают доходом собственника. На кого возлагаются траты по договору аренды, не важно.
По договору безвозмездного пользования арендная плата не предусмотрена. Соответственно, нет и доходов, на которые начисляется НДФЛ.
Страховые взносы работодателю не нужно платить в Социальный фонд ни в одном из перечисленных случаев. Не важно, заключено ли допсоглашение к трудовому договору, договор аренды или безвозмездного пользования.
Отдельно стоит сказать о налоге, который организация платит не за сотрудника, а за себя. Компания может включать в расходы на содержание служебного транспорта только сумму, которая не превышает норматив из постановления Правительства № 92. Только на эту величину можно уменьшить цифру, на которую начисляется налог на прибыль. Это значит, что, если сотруднику требуется компенсировать больше, делать это придется за счет чистой прибыли организации.
Аналогично налог на прибыль не получается уменьшить, когда возмещаются расходы на использование для работы личного электромобиля или грузовика. Как мы уже упоминали, в постановлении № 92 они просто не упомянуты, а иные нормативы не предусмотрены.
Есть и еще один нюанс, связанный с постановлением № 92. Напомним: предполагается, что в указанных в нем суммах предусмотрены все затраты, включая оплату бензина и ремонт. Если работодатель доплачивает сотруднику сверх фиксированной выплаты, ориентируясь на чеки, фактически одни и те же расходы учитываются дважды. И на них доначисляют налог.
Плату за «прокат» машины включают в состав расходов отдельно. На нее, а также на сами компенсации по договору аренды лимит постановления № 92 не распространяется.
Отметим, что в бухгалтерской отчетности компенсация во всех случаях отображается в полном объеме.
Подводные камни и риски
Для сотрудника неприятной неожиданностью может стать отказ работодателя в выплате в случае аварии. Если во время служебной поездки происходит ДТП, компания по умолчанию не обязана возмещать стоимость ремонта — не важно, кто стал виновником аварии. Ведь это не организация причинила ущерб личному имуществу работника.
Однако помощь с восстановлением пострадавшего автомобиля может быть предусмотрена в допсоглашении к трудовому договору, договоре аренды или безвозмездного пользования. Важно обговорить этот пункт с работодателем заранее.
Для компании, в свою очередь, крайне важно собирать у сотрудников, использующих личный транспорт в служебных целях, все квитанции и другие документы, которые подтверждают обоснованность расходов на компенсации. Чеки необходимо сканировать, так как они выцветают со временем. Если отчетность вести небрежно, при налоговой проверке к организации будет много вопросов.
Еще ряд нюансов связан с самозанятыми. Формально нет запрета арендовать автомобиль у контрагента, который платит налог на профессиональный доход (НПД). Однако важно учитывать, что сдача машины в аренду не входит в услуги, на которые распространяется этот налог. Плата будет облагаться НДФЛ, как если бы речь шла не о предпринимателе, а о простом физическом лице.
Добавим, что сотрудничество с самозанятыми оформляется по договору гражданско-правового характера (ГПХ), а не по трудовому. Поэтому без договора аренды или безвозмездного пользования такому контрагенту невозможно выплачивать компенсации за использование личной машины для работы.
