С 1 сентября схема электронного документооборота становится одновременно и проще, и строже. При подписании документов от имени компании ее работники начнут использовать электронную подпись физического лица, а не подпись, выданную на сотрудника организации. Право подписи будет подтверждать машиночитаемая доверенность (МЧД). Эксперимент с ее применением стартовал в прошлом году, и с тех пор больше тысячи компаний убедились, что отчетность бизнеса стала более прозрачной и упорядоченной. Объясняем, за счет чего это происходит и как «довериться» цифровому нововведению.
Безопасность превыше всего
Машиночитаемая доверенность представляет собой xml-файл с «зашитыми» в нем сведениями о руководителе предприятия, полномочиях работника и окончании срока действия этих доверительных отношений. В каждой МЧД содержится идентификатор — уникальный номер, присваиваемый документу в момент его создания, подделать его не получится.
Оформить МЧД на бухгалтера или другого ответственного сотрудника можно было еще с марта 2022 года, но закон к этому не обязывал. Многие продолжали по старинке пользоваться сертификатом, оформленным на начальника, либо дубликатом закрытого ключа подписи руководителя, завладеть которым мог кто-то посторонний. Это бросало вызов финансовой безопасности, к примеру, в случае хакерских атак на корпоративные серверы или нечистых на руку сотрудников, заключавших сделки за спиной у начальства.
Именно для того, чтобы обезопасить операции с электронными документами и свести к минимуму шансы на подлог или путаницу, была внедрена машиночитаемая доверенность. Без нее подпись рабочих электронных документов будет считаться недействительной. С 1 сентября переходный период завершается, и МЧД становится неотъемлемой частью любого производственного процесса.
Многоступенчатый контроль
Отныне при подписании электронных документов от имени организации или ИП сотрудники должны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) физического лица, то есть персональную, а не УКЭП, выданную на сотрудника организации. Машиночитаемую доверенность оформляет работодатель. Сотрудник заверяет документы личной УКЭП и прикладывает МЧД — она автоматически подтверждает его полномочия действовать от имени организации или ИП.
Доверенность можно выдать на какой угодно срок, но если ее обладатель утратил право подписи, например при увольнении, то доверитель волен в любой момент отозвать МЧД.
Новые правила касаются сотрудников, которые вовлечены в юридически значимый документооборот компании: сдают отчетность в электронной форме, взаимодействуют с налоговой и госструктурами, участвуют в торгах или подписывают документы с контрагентами.
Не пригодится МЧД лишь «единоличным исполнительным органам» — генеральным директорам и самим индивидуальным предпринимателям. Они продолжат подписывать документы электронной подписью своей организации, что в целом логично.
Доверительная база
Проще всего заказать МЧД через портал госуслуг, тогда представитель сможет подавать заявления и оформлять документы на «Госуслугах» от лица компании или ИП. Для этого руководитель в личном кабинете организации заходит в «Доверенности и доступы» → «Делегирование полномочий» → «Создать новую», заполняет все поля и визирует МЧД собственной УКЭП, после чего доверенность отправляется в головной Удостоверяющий центр ФНС. Так формируется единая база МЧД.
Аналогично, чтобы отозвать доверенность, достаточно отправить заявку на ее отмену и завизировать УКЭП руководителя.
Важно: когда МЧД станет обязательной, электронная подпись юрлица, которую раньше использовали сотрудники при подписании документов от имени организации, утратит силу. С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры станут выпускать только электронные цифровые подписи для физлиц, и такие подписи будут работать исключительно при наличии МЧД. Электронные подписи сотрудников, выпущенные до этой даты, окажутся действительны без МЧД еще год — до 31 августа 2024 года.
Изменения не затронут УКЭП, выданные Удостоверяющим центром ФНС на руководителя компании или ИП: этими подписями можно пользоваться до окончания срока действия их сертификата.
Масштаб имеет значение
Ожидается, что МЧД, выпущенная на «Госуслугах» в едином формате, разработанным Минцифры РФ, будет применима при взаимодействии с любыми контрагентами и органами власти — с той же налоговой, Росстатом, Социальным фондом России, ЕГАИС, таможней и другими учреждениями.
Можно оформить МЧД и прямиком на сайте ФНС. Здесь есть два вида доверенностей: B2B подходит для обмена электронными документами между организациями, а B2G — для предоставления отчетов налоговикам. В зависимости от задачи выбирайте подходящий вариант.
Кроме того, можно сгенерировать МЧД через сайт Социального фонда России, скачав загрузочный файл АРМ Доверенность, либо с помощью провайдера ЭДО или внешних сервисов наподобие «Контура», «Такскома», СБИС, 1С. А можно использовать готовый модуль и сформировать доверенность в привычном интерфейсе вашей информационной ECM-системы, на базе платформы цифрового документооборота компании, если эта опция доступна. Крупному бизнесу, как правило, на доработку такого функционала требуется время, ведь не так просто разом выпустить десяток тысяч экземпляров МЧД с периодическим отзывом или передоверием.
Приложить для порядка
МЧД следует прикладывать к документам при их подписании на доверительной основе. Способов несколько.
Первый — прикрепить файл с доверенностью к основному пакету подписанных документов. Чтобы не прикладывать МЧД каждый раз заново, можно разместить ее в системе хранения доверенностей и заключить соглашение с контрагентом. Просто предъявите МЧД один раз, а в соглашении укажите, в какой системе она хранится и как ее найти.
Другой способ — указать номер доверенности, присвоенный ФНС. По нему получатель сможет проверить, до какого срока действует МЧД, обладает ли подписант необходимыми полномочиями сотрудника, достоверна ли электронная подпись руководителя. И подспудно убедиться, что честную сделку можно подкрепить рукопожатием.
